Motivação: Oferecer um serviço diferenciado para aqueles que querem participar da AnimeFriends 2009.
Quero extender e dar novo significado a o que hoje é conhecido como caravana.

Diferencial: Um dos pontos principais é prover conforto aos clientes, de modo a tornar a viagem e estadia em São Paulo não apenas um meio de chegar ao evento, mas também parte integrante da diversão.
Para isso, tenho como prioridade conseguir um ônibus e hotel de alto padrão.
Muitos outros diferenciais estão sendo planejados, muitos dos quais tenho certeza que vão surpreender e agradar a todos, visando integração e entretenimento!

Requisitos: Para garantir a segurança e conforto de todos, serão necessários alguns compromissos por parte dos participantes também. Aqui estão eles:

- Idade: Menores de 16 anos, somente acompanhados de pais ou responsáveis. Entre 16 e 18 anos, com autorização escrita e autenticada.

- Comunicação: Ter celular ou forma de contato direto. Para evitar desencontros e possibilitar o contato em caso de necessidade.

- Organização: Em quartos de hotel, no ônibus e até mesmo no evento. A falta de qualquer um desses itens acaba encarecendo os preços e causando desconforto para o restante da caravana.

- Pagamentos: O quanto antes após confirmada a caravana!

Quando: Dias 16, 17, 18 e 19 de Julho (se nada mudar). Saída de Curitiba dia 15 de noite, com 7hrs de viagem até São Paulo.

Quanto: A estimativa inicial é de R$(a definir) por pessoa, e inclui:
- Estadia em um dos hotéis pré selecionados, com café da manhã (junto a diária);
- Ônibus Leito;
- Entrada para o evento (valor estimado);
- Fundo de reserva para emergências.
Além de claro, cobrir todos os custos de planejamento e propaganda.
O valor não é definitivo, pois pretendo conversar com os interessados sobre os detalhes.
O importante é reunir todos que tem interesse para saber em quantos poderemos dividir o total para, se possível, abaixar o valor.

Progresso:
- A base da caravana já está definida. Valor final foi estimado;
- Tenho em mãos alguns orçamentos de hotéis e empresas de ônibus;
- Mapas de São Paulo com pontos de interesse para participantes da caravana estão quase prontos;

- Foram feitos contatos com várias outras caravanas numa tentativa de integração;
- Algumas tentativas de contato com a organização do evento, ainda sem sucesso;
- Criação de lista de discussão para interessados na caravana.

Passos planejados:
- Buscar alternativas de pagamento em banco;
- Procurar patrocínio em empresas relacionadas. É pouco provável, mas não custa tentar;
- Propaganda. Buscar gráficas para impressão de cartazes que serão colocados em pontos estratégicos na cidade;
- Reunir interessados e discutir ponto a ponto;
- Alguns extras que vou revelar mais pra frente.

Lotação: Inicialmente, a caravana comportará 40 pessoas. A lotação mínima necessária é de 35. Possívelmente, com a discussão com os interessados e a resposta do público, a caravana poderá ter até 48 lugares, com conforto garantido a todos.

Sistema de recompensas: Não quero simplesmente pedir que pessoas se comprometam a pagar a caravana cedo, sem nenhum agradecimento.
Terei em mãos uma lista de prioridades. Quem pagar antes, terá prioridade.
Pense da seguinte forma: Escolher lugar no ônibus e o quarto de hotel que vai ficar.
Dependendo do resultado pela busca de patrocínio, de repente até alguns brindes e coisas do gênero.

Compromissos e direitos: Estou fazendo de tudo possível e impossível para a caravana dar certo, mas preciso reservar alguns direitos, bem como colocar alguns compromissos:
- Caravana: Só poderemos realizar a caravana se fechar um número determinado de pessoas… entre 35 e 45. Se não conseguir fechar, vou procurar informar todos os interessados de outras caravanas.
- Desistências: Quanto mais próximo de Novembro, mais difícil será a devolução do dinheiro em caso de desistência por parte do cliente. Mas tudo depende da lotação do ônibus. O dinheiro não será devolvido em 2 casos:
- Caso a devolução do valor, sozinho, impeça a caravana de acontecer (ou seja, a caravana fechar com somente 30 pessoas, e o dinheiro for gasto com a reserva do hotel e ônibus);
- Caso a vaga “reservada” tenha impedido outra pessoa de participar da caravana (ou seja, lotação máxima);
Portanto, apesar de precisar muito que os interessados paguem o quanto antes, também peço que só paguem se tiverem certeza que poderão participar.

ps. Página atualizada da caravana para AnimeDreams 2009 que não rolou no início deste ano.